Računovođe su deo svake organizacije i oni upravljaju monetarnim aspektima poslovanja. Moraju biti u stanju da rade sa različitim tipovima ljudi u različitim delovima kompanije. Zato oni moraju koristiti različite alate za povećanje svoje produktivnosti, od kojih je najpoznatiji MS Excel. Da bi bili što produktivniji, moraju imati potrebne veštine u navedenom programu i znati kada ih treba primeniti.

U ovom kratkom članku naučićemo nešto o pet ključnih veština koje su potrebne svakom računovođi. U osnovi, reč je o pet komponenti programa koje svaki računovođa treba znati. Proći ćemo kroz svaku od njih i videćete kako je lako podignuti ličnu produktivnost u svakodnevnom radu.

1. Razumevanje i korišćenje formula:

Excel 2010 ima funkcije koje su prisutne u različitim kategorijama. Nije ispravno reći da bi računovođa trebao naučiti svaku funkciju u Excelu: to niko ne mora. Učenje nekoliko njih koje se redovno koriste može pomoći u automatizaciji zadataka, stoga je to sasvim dovoljno.

Excelove ugrađene formule dolaze s primerima, tako da ih je stvarno lako razumeti. Zapravo, one su od velike pomoći i u pripremi modela za izradu obračuna koji se često ponavljaju.  Računovođe će pronaći funkcije vezane uz datum i vreme, finansije, matematiku i trigonometriju. Osim toga, statističke i referentne funkcije koriste se prilično često, a oduzimaju mnogo vremena kada se ručno računaju.

MS Excel takođe nudi mogućnost stvaranja korisnički definisanih funkcija putem VBA (Visual Basic). Uz VBA, kreirana funkcija može se pozvati i koristiti u radnim knjigama kao ugrađena funkcija. Dakle, ako nađete nešto što nedostaje u Excelu, samo napišite VBA funkciju za to ili, još bolje, stvorite Excelov dodatak (za ovo je potrebno malo više znanja, jasno).

2. Upravljanje podacima u tablicama:

Tablice su korisne u upravljanju podacima na vašem radnom listu (worksheet-u). Profesionalno korišćenje tablice može biti vrlo „štedljiva“ veština za računovođe. Tablica nam daje neke ključne opcije koje olakšavaju uređivanje i deljenje podataka. Isto tako, u retku podnožja imamo automatski podzbir. Možemo ga formatirati onako kako želimo i odabrati šeme boja iz modela. Možemo koristiti funkcije na određenim područjima i tako obezbediti tačnost računa.

Prava korist tablica postaje vidljiva kada je reč o pisanju formula. S tablicama nećemo morati ažurirati raspone u formulama. Automatski se ažuriraju unosom novih podataka. Još jedna prednost kada koristimo tablice je da se formatiranje tablice automatski primenuje na nove podatke koji su dodati tablici.

Podaci koji su jednom sortirani u tablici mogu imati dodani ukupni zbir. Ovo je dodatak koji unosimo iz Tablice. Na taj način ćete naučiti kako koristiti tablicu te poboljšati svoju efikasnost.

 

3. Korišćenje podataka pomoću tablica

Ako računovođa nije u stanju da obradi podatke na očekivani nivo, on to svakako može učiniti pomoću Pivot tablica. Pivot tablica je alat koji se koristi za stvaranje trenutnih rezimea s popisa kao izvora podataka. Dok koristite Pivots možete rezati podatke ispuštanjem polja u područje unutar stožerne tablice. Nakon toga iskoristite filtriranje podataka za detalje koje želite i dobićete željeni izveštaj. Možete dodati zbirove i prilagoditi način izračunavanja različitih polja.

U programu Excel 2010 dodata je značajna novina s nazivom Power Pivot koja se mora zasebno instalirati. Kao što MS web-lokacija opisuje „uvezete milione podataka iz više izvora podataka u jednu radnu knjigu programa Excel, stvorite vezu između heterogenih podataka, izradite izračunate stupce i mere pomoću formula, izradite Pivot tablice i Pivot karte, a zatim dodatno analizirate podatke“.

 

4. Prikazivanje s grafikonima:

Poslovne prezentacije su nepotpune bez grafikona. Oni su vizuelni prikaz podataka koji olakšava razumevanje i donošenje odluka. Excel ima različite vrste grafikona koji se mogu koristiti kako bi odgovarali zahtevima – ali najčešće se koriste crte i stupci koje svaki računovođa mora znati napraviti. Ovi grafikoni prikazuju varijable tokom vremena (većinu vremena) ili varijable u određenim kategorijama.

Drugi tip grafikona koji je koristan za knjigovođu je kružni grafikon koji pokazuje doprinos različitih sastojaka za izradu strukture. Kružni grafikoni se mogu koristiti za prikaz različitih sastojaka koji pridonose nekom drugom određenom sastojku. U engleskom se ovakva vrsta grafikona naziva Pie jer izgledom podsećaju na pitu.

Takođe možete kombinovati grafikone (ne sve nego nekoliko njih) i formatirati ih po svom ukusu. Ove grafikone možete i izvoziti u Power Point, što će vašu prezentaciju učiniti profesionalnijom.

 

5. Analiza s paketom alata za analizu i funkcijom analize Šta-Ako:

Ova funkcija dolazi kada instalirate paket alata za analizu i jedna je od najomiljenijih funkcija ljudi koji rade u polju analize podataka i koriste Excel za to. Budući da se računovođe moraju baviti podacima, oni moraju biti dobri u statistici i znati kako koristiti i / ili barem interpretirati rezultate.

Paket alata za analizu opslužuje Excel raznim alatima za analizu, no za većinu je dovoljna ‘Regresijska analiza’ koja se koristi za razvoj odnosa između dve varijable. Može se koristiti za analizu uticaja jedne varijable na drugu i može se koristiti za predviđanje vrednosti na temelju nekih ulaznih vrednosti. Slično tome, može se koristiti deskriptivna statistika za podatke i generirati slučajne brojeve za upotrebu. Može za vas stvoriti i histogram.

Osim alata za analizu, karakteristika analize What-If tj. Šta-Ako će vam pomoći pri izradi i analizi scenarija. Ona dolazi s ciljem traženja, tablicama podataka i upravljačem scenarija (Goal Seek, Data Tables and Scenario manager) – i svaki od njih će vam pomoći da analizirate moguće opcije i njihov uticaj na druge varijable.

Zaključak:

Ovo nije kraj Excel veština niti kraj liste Excel veština koje bi računovođa trebao naučiti. Ovo su samo neke od funkcija Excel programa koje pomažu računovođi poboljša efikasnost, napravi analizu u stvarnom vremenu i učini korišćenje excel tablica zabavnijim. Uz svako novo izdanje Excela, MS dodaje nove funkcije za poboljšanje programa Excel. Najbolji pristup je saznati šta vam je potrebno i naučiti to!